Voldoet mijn factuur aan de eisen?

Een factuur moet volgens de wet aan verschillende eisen voldoen. Voldoet een (inkoop) factuur niet aan deze eisen, dan loopt u het risico dat de Belastingdienst uw aftrek weigert. Controleer daarom of uw factuur en de factuur van de leverancier aan de eisen voldoet.

Factuurvereisten

  • uw volledige naam en die van uw afnemer (juridische naam of handelsnaam, zoals bekend bij de KVK)
  • uw volledige adres en dat van uw afnemer (daar waar de onderneming feitelijk gevestigd is, alleen postbusnummer is niet voldoende)
  • uw btw-identificatienummer (Nummer met NL, bij fiscale eenheden is dit het nummer van de presterende onderdeel)
  • uw KVK-nummer
  •  de datum waarop de factuur is uitgereikt
  • een factuurnummer (opeenvolgende nummers, elk nummer mag maar 1 keer voorkomen)
  • als u goederen levert: wat voor goederen u hebt geleverd en hoeveel
  • als u diensten levert: wat voor diensten u hebt geleverd en de omvang ervan
  • de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
  • het bedrag dat u vraagt, exclusief btw
  • Levert u goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Vermeld ook de eenheidsprijs, als dit van toepassing is.
  • het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
  • het btw-bedrag

Aangepaste regels

Let op soms gelden er andere/aanvullende regels. Zo zijn er aanvullende voorwaarden als u zaken doet met het buitenland. Levert u goederen naar EU-landen en gaat het om een intracommunautaire levering, dan moet uw factuur voorzien zijn van het BTW-nummer van de klant. Daarnaast factureert u met 0% en moet uit de factuur blijken dat het gaat om een intracommunautaire levering. Bij diensten aan klanten in andere EU-landen brengt u veelal geen btw in rekening. Op de factuur staat dan het BTW-nummer van de klant en vermeldt u ‘btw verlegd’.

Overige situaties waarin aangepaste regels gelden.

  • U doet met zaken het buitenland
  • Uw afnemer de factuur opmaakt (self-billing)
  • U bent detailhandelaar
  • U werkt met kredietbeperkingstoeslag
  • U levert margegoederen
  • U verstuurt een verzamelfactuur
  • U verstuurt voorschotnota’s

Zie voor meer informatie de site van de Belastingdienst.

Bron: Belastingdienst, factuureisen, december 2020

Facturatiesoftware

Facturatiesoftware kan u ondersteunen bij een juiste opmaak van de factuur en de geldende bewaarplicht. Vanaf € 10 – € 15 excl. BTW per maand kunt u al beschikken over een online facturatietool. Vraag naar de mogelijkheden bij uw cliëntadviseur of onze applicatiebeheerder.

Menu