Waarom mijn administratie digitaliseren en automatiseren?

Het aanbod van (online) applicaties op het gebied van (financiële) administratie neemt nog altijd toe. Steeds meer ondernemers maken gebruik van een online facturatiemodule, scan- en herkenoplossing voor inkoopfacturen en een online financiële administratie. Benieuwd naar de voordelen en mogelijkheden?

Onderdelen van de (financiële) administratie die u zoal kunt digitaliseren/automatiseren:

  • Facturatiesoftware voor uw verkoopfacturen
  • Eén centrale plek voor al uw inkoopfacturen
  • Koppeling met uw webshop en/of kassasysteem
  • Digitaliseren debiteuren- en crediteurenbeheer
  • Online financiële administratie
  • Online tussentijdse rapportage (en begroting/prognose)

Sommige aanbieders bieden alles in één pakket aan. Maar het is goed te weten wij vele applicaties voor u met elkaar kunnen koppelen, zonder dat u hier iets van merkt. Op deze manier is er voor bijna iedere ondernemer een (veelal betaalbare) online oplossing.  Een groot voordeel van het digitaliseren van uw (financiële) administratie is dat u op iedere locatie op ieder device (via internet) toegang heeft tot de administratie. Daarnaast bespaart het ruimte in de kasten en houdt u overzicht.

Voordelen van digitaliseren inkoopfacturen

Facturen komen binnen in pdf, op papier, in UBL in verschillende mailboxen en brievenbussen. Als alles op één centrale plek staat, gaat verloopt het verwerken en boeken efficiënt. Het printen of doorsturen van facturen voor akkoord is verleden tijd met een online autorisatie. En of u nu thuis, op kantoor of onderweg bent. U kunt op ieder device op iedere locatie bij uw ‘digitale ordner’. Daarnaast beschikken de meeste applicaties over een scan- en herkenfunctie. Het systeem leest het factuurnummer, het bedrag, herkent de leverancier en geeft een boekingsvoorstel.

Voordelen van online facturatie en debiteurenbeheer

De mogelijkheden in een online facturatiemodule zijn heel divers. Zo verstuurt u bijvoorbeeld offertes welke uw klanten online kunnen accepteren, en welke u in één klik omzet tot een factuur. Factureren doet u in uw eigen huisstijl conform de geldende factuurvereisten. Krijg sneller betaald door met uw factuur een (IDEAL) betaallink mee te sturen of de factuur te incasseren. Daarnaast heeft u met een facturatiemodule helder inzicht in de klanten, verstuurde facturen, openstaande facturen en lopende abonnementen. Betaalt uw klant niet binnen de geldende betaaltermijn? Met een facturatiemodule verstuurt u eenvoudig, en indien gewenst automatisch, herinneringen naar uw klanten.

Voordelen online boekhouding

Een groot voordeel van een online boekhoudpakket is dat het eenvoudig te koppelen is aan andere applicaties. Hierbij valt te denken aan: facturatiesystemen, CRM-pakketten, voorraadbeheer, kassasystemen, webshop, urenregistraties etc. Het koppelen van applicaties geeft inzicht in de volledige administratie en bespaart u tijd. Het overtypen van bankafschriften is verleden tijd met een automatische bankkoppeling of het importeren van MT940. Een ander groot voordeel is dat u ons eenvoudig toegang geeft tot de administratie. Boekt u de administratie zelf en heeft u een vraag? Wij kunnen snel een eenvoudig meekijken en aanpassingen maken. Boeken wij de administratie voor u, dan kunnen wij u indien gewenst toegang geven.

Daarnaast bieden vele pakketten de mogelijkheid om betaalbestanden te genereren. Met een betaalbestand hoeft u niet langer bankrekeningnummers, bedragen en omschrijvingen over te typen. U selecteert in de boekhouding welke facturen u wilt betalen, en de software maakt hier een betaalbestand van. Het enige wat u nog hoeft te doen is het bestand accorderen in de bank.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw onderneming? Inmiddels hebben wij met vele pakketten ervaring. Maar de uitdaging met een nieuw pakket gaat wij ook zeker niet uit de weg.

Menu