Voordat facturen geboekt kunnen worden, dienen facturen een tag te krijgen. Met een tag geeft u aan of het een inkoopfactuur, verkoopfactuur, of ander type document betreft. Optioneel is het mogelijk bij het taggen een kostenplaats, project of autorisatie aan te geven (let op dit dient wel ingesteld te worden). Om een factuur te taggen: selecteer het document / de documenten, klik op een tag naar keuze (veelal INK of VRK) en keur vervolgens de tag goed (is ook mogelijk via sneltoetscombinatie Alt+Q). Klik hier voor meer informatie over het taggen van documenten. Tip: bij het aanleveren per e-mail is het mogelijk al een tag mee te geven.

Voor het boeken van de facturen, gaat u naar het boekingsscherm. Lees hier de diverse opties om in het boekingsscherm terecht te komen.

In het boekingsscherm vult u enerzijds de kenmerken van de factuur in (factuurbedrag, factuurdatum, factuurnummer, leverancier, etc.) en anderzijds geeft u aan op welke grootboekrekening de factuur geboekt moet worden. Indien u Basecone goed inricht, herkent Basecone veel informatie en vult deze informatie automatisch in. U hoeft de informatie enkel nog te controleren.

Bij het boeken van een factuur ziet u links het document en rechts de boekingsinformatie. In de rechterkolom staat de informatie die wordt meegegeven aan de boekhoudsoftware betreffende deze factuur. Lees hier de toelichting op de velden in het boekingsscherm.

Factuurgegevens “bovenste deel”: de informatie in “het bovenste deel” van de kolom leest Basecone grotendeels af van de factuur. Informatie de Basecone zoal van de factuur leest: factuurnummer, factuurdatum en bedrag. Voor de leverancier/klant zoekt Basecone naar een “match” in de debiteuren/crediteuren uit de administratie. Zo leest Basecone bijvoorbeeld het KVK-nummer, het IBAN-nummer en het BTW-nummer van de leverancier. Kan Basecone dit 1-op-1 matchen met de gegevens van een crediteur uit de administratie, dan vult Basecone de automatisch leverancier in. Het is dus van belang de debiteuren/crediteuren gegevens ‘goed’ te vullen. Lees hier meer over het aanmaken en bewerken van debiteuren/crediteuren.

Grootboek en BTW “onderste deel”: In het ‘onderste deel’ van het boekingsscherm geeft u aan op welke grootboekrekening (en indien van toepassing kostenplaats/project) de factuur geboekt wordt. In het veld grootboekrekening selecteert u de gewenste grootboekrekening (tip: u kunt zoeken door een deel van de naam te typen). Uw cliëntadviseur kan u het grootboekschema toelichten. Middels een BTW-code geeft u aan hoeveel BTW er op de factuur zit. Tip: u kunt in Basecone aangeven dat facturen van betreffende leverancier altijd op dezelfde grootboekrekening horen. Zo heeft u geen invoerwerk meer. Zie hier hoe u boekingsinstructies op kunt slaan.

Met het validatieoverzicht kunt u in één keer meerdere documenten (maximaal 10) boeken. Het validatieoverzicht vindt u in de linkerkolom onder ‘het documentteken’. In het validatieoverzicht staan alle te boeken documenten overzichtelijk onder elkaar. Door kolommen aan- en uit te zetten, en te sorteren, kunt u het overzicht maken wat het beste op uw wensen aansluit. Basecone geeft het document een status [groen] [oranje] [rood]. Bij de groene documenten heeft Basecone geconstateerd dat alle verplichte velden van het boekingsvoorstel gevuld zijn. Door meerdere ‘groene’ documenten te selecteren, kunt de documenten in één keer boeken.

Soms herkent Basecone de leverancier/debiteur niet. Download hier een factsheet inzake dit onderwerp.

Het archief in Basecone is het makkelijkste te bereiken door de ‘archiefdoos’ in de linkerkolom. Alle documenten die geboekt zijn, komen automatisch in het archief. Documenten die niet geboekt hoeven te worden, maar die u wel graag wilt opslaan, kunt opslaan door de tag [CUST] te gebruiken.

In het archief kunt u zoeken naar documenten door aan de linkerzijde zoekcriteria in te geven. U kunt een oneindige combinatie van zoekcriteria maken. Zo is het mogelijk te zoeken naar documenten tussen twee datums en bedragen in combinatie met een bepaalde tag. Door op een documentregel te klikken, opent het document en kunt u de details zien. De document tijdlijn geeft een overzicht van alle stappen die het document doorlopen heeft, wie de actie heeft verricht en welke opmerkingen zijn gemaakt. De document details geeft een overzicht van hoe het document is geboekt in het boekhoudsysteem.

Nadat u een te autoriseren document heeft geselecteerd, krijgt u rechtsboven in het scherm de optie “Goedkeuren” of “Afkeuren”. Als u het eens bent met de factuur, klik dan op Goedkeuren (dit kan ook via sneltoetscombinatie Alt+Q). De factuur komt nu beschikbaar om te boeken – of  wordt doorgestuurd  naar de volgende autorisator. Bent u het niet eens met de factuur klik dan op Afkeuren. Via het [oog-icoon] kunt u de autorisator wijzigen.

In het autorisatie-scherm kan de autorisator links bovenin via een drop-down menu de gewenste administratie selecteren. Vervolgens ziet de autorisator de documenten van de geselecteerde administratie die op dat moment voor hem/ haar klaar staan voor autorisatie. Een autorisator kan facturen goedkeuren, afwijzen, on-hold zetten of de autorisator wijzigen.

Met de Basecone app kunt u documenten autoriseren op uw smartphone. U kunt documenten goedkeuren, afkeuren, on hold zetten, de toegewezen autorisator wijzigen en opmerkingen lezen en toevoegen.