Boeken: onze voorkeur gaat er naar uit om uw inkoopfacturen/bonnen in te boeken via Basecone of Wefact. Met beide applicaties levert u de documenten digitaal aan. De applicaties herkennen vervolgens diverse informatie van het document (bedrag, factuurdatum, factuurnummer etc.) en doen, indien ingesteld, een boekingsvoorstel. U controleert het boekingsvoorstel en verwerkt de documenten. Na het verwerken/boeken staan de documenten in Twinfield. In Twinfield hoeft u daarom geen inkoopfacturen meer te boeken. Voor meer informatie over Basecone klik hier.

Betalen: Voor het betalen van de inkoopfacturen zijn diverse opties. Indien u gebruik maakt van WeFact kunt u in WeFact betaalbestanden maken. Maakt u gebruik van Basecone dan kunt u betaalbestanden maken met Twinfield. Uiteraard is ook mogelijk de betalingen zelf bij de bank in te voeren.

Afletteren: Afletteren is het matchen van betalingen aan facturen. De betalingen van de inkoopfacturen treft u aan bij het verwerken van de bankmutaties / boeken van het bankboek (zie onderstaande instructies inzake het boeken van de bank).

Rapportage: Voor inzage in de openstaande facturen, kunt u gebruik maken van een ‘openstaande postenlijst’. Voor de historie van een leverancier maakt u gebruik van een ‘crediteurenkaart’. (zie onderstaande instructies bij rapportage)

Boekingen: de door Twinfield gemaakte inkoopboekingen vindt u op diverse plekken in Twinfield terug. Zo kunt u vanuit diverse rapportages door klikken naar de boeking (bijvoorbeeld vanuit de openstaande postenlijst of winst- en verliesrekening). Daarnaast kunt u heel specifiek zoeken via het invoerverslag en vindt u de boeking terug onder de conceptboekingen [ financiële professionals – boekingen – conceptboekingen]. Let op in de basis worden alle boekingen als [concept]  geboekt. Het [definitief] boeken doen wij voor u na het opstellen van de jaarcijfers.

Boeken: het heeft onze voorkeur dat u uw verkoopfacturen opstelt middels een online applicatie / ERP pakket. Het facturatieproces verloopt dan efficiënt en professioneel en de facturen voldoen aan de factuurvereisten van de Belastingdienst.  Vele applicaties zijn koppelbaar met Twinfield waardoor u de verkoopfacturen niet handmatig hoeft te boeken. Is de applicatie niet te koppelen, dan is het mogelijk om de verkoopfacturen met bijvoorbeeld Basecone te boeken (zie inkoopfacturen). Ook in dit geval hoeft u de verkopen niet handmatig in Twinfield te boeken, het boeken doet u dan namelijk via Basecone.

Afletteren: Wat betreft de financiële administratie van de verkoopfacturen, dient u de ontvangsten nog te matchen met de verkoopfacturen. Het matchen van de ontvangsten doet u bij het boeken van de bank (zie onderstaande instructies inzake het boeken van de bank).

Debiteurenbeheer: na het boeken van de bank (en het afletteren van de verkoopfacturen) is het mogelijk om op basis van Twinfield uw debiteurenbeheer te doen.  Echter kunt u dit veelal ook doen met uw facturatiesoftware. Vraag bij uw cliëntadviseur naar de mogelijkheden.

Rapportage: voor inzage in de openstaande facturen, kunt u gebruik maken van een ‘openstaande postenlijst’. Voor de historie van een klant maakt u gebruik van een ‘debiteurenkaart’. (zie onderstaande instructies bij rapportage)

Boekingen: de door Twinfield gemaakte verkoopboekingen vindt u op diverse plekken in Twinfield terug. Zo kunt u vanuit diverse rapportages door klikken naar de boeking (bijvoorbeeld vanuit de openstaande postenlijst of winst- en verliesrekening). Daarnaast kunt u heel specifiek zoeken via het invoerverslag en vindt u de boeking terug onder de conceptboekingen [ financiële professionals – boekingen – conceptboekingen]. Let op in de basis worden alle boekingen als [concept]  geboekt. Het [definitief] boeken doen wij voor u na het opstellen van de jaarcijfers.

Met de huidige technologie is het niet meer nodig de bankmutaties over te typen van het bankafschrift, wel dient u nog aan te geven waar een transactie betrekking op heeft. Veelal gaat het om betalingen/ontvangsten van facturen die u reeds heeft ingeboekt (afletteren). Echter zijn er ook transacties waarvan geen factuur is ingeboekt. De bankafschriften, afkomstig uit een bankkoppeling of ingelezen bestand, vindt u terug onder [kas & banken – bankafschriften (oranje knop) ]. Op basis van ingegeven instructies, herkent Twinfield een groot deel van de transacties zelf, wel is het verstandig deze na te kijken. Het openen van een bankafschrift doet u met het [vergrootglas], de afschriftregel opent u vervolgens met de [toverstaf]. Onderstaand leest u hoe u in de basis de bankafschriften boekt.

Betaling van inkoopfacturen (afletteren): betalingen van inkoopfacturen/bonnetjes koppelt u aan de leverancier/crediteur door de betaling te openen en de optie [leverancier] aan te vinken. U zoekt de betreffende leverancier en selecteert met het [labelteken] de juiste boeking(en). Heeft u een relatief klein verschil tussen de betaling en het factuurbedrag, dan kunt u dit verwerken als [korting]. Betreft het een deelbetaling dan kunt u dit aangeven via de optie [deelbetaling]. Tip: indien in de ‘stamgegevens’ van de crediteur het bankrekeningnummer is ingevuld, herkent Twinfield de leverancier zelf.

Ontvangsten van debiteuren (afletteren): voor ontvangsten die betrekking hebben op verkoopfacturen, vinkt u de optie [klant] aan. U zoekt de betreffende klant en selecteert met het [labelteken] de juiste boeking(en). Heeft u een relatief klein verschil tussen de betaling en het factuurbedrag, dan kunt u dit verwerken als [korting]. Betreft het een deelbetaling dan kunt u dit aangeven via de optie [deelbetaling]. Tip: heeft u veel terugkerende klanten, dan kunt u in Twinfield een bank-boekingsinstructie aanmaken op basis van het bankrekeningnummer van de klant. Neem hiervoor contact op met uw cliëntadviseur.

Overige betalingen/ontvangsten: naast de betalingen en ontvangsten van in- en verkoopfacturen, treft u andere transacties aan. Deze transacties boekt u over het algemeen op een grootboekrekening via [grootboek]. In deze bijlage treft u enkele voorbeelden aan, wij hebben hierbij gebruik gemaakt van een standaard grootboekschema, mogelijk komen de grootboeknummers hierdoor niet overeen met uw administratie. Tip: Voor terugkerende transacties kunt u Twinfield slim inrichten met bank-boekingsinstructie op basis van het rekeningnummers/omschrijving. Neem hiervoor contact op met uw cliëntadviseur.

(Terug) zoeken in bankboekingen: via [ kas & banken – bankafschriften (blauwe knop) – bankafschriftregels] kunt u zoeken in zowel geboekt als niet geboekte bankafschriften. U kunt vanuit hier de boeking niet openen. Deze zoekfunctie is dus te vergelijken met het zoeken in internetbankieren. Bent u op zoek naar hoe een bepaalde transactie is geboekt, dan kunt u zoeken in [financiële professionals – boekingen – conceptboekingen], via [financiële professionals – boekingen – boekingsregels – invoerverslag] of door door te klikken vanuit bijvoorbeeld de kolommenbalans. U komt op de conceptboeking uit welke u meteen aan kunt passen. Een andere mogelijkheid is om het bankafschrift op te roepen via [kas & banken – bankafschriften (oranje knop) – toon geboekte afschriften], echter kunt u hier geen boekingen aanpassen.

Naast het inkoop-, verkoop- en bankboek bestaat de financiële administratie veelal uit een memoriaalboek. In het memoriaal kunnen allerlei journaalposten worden gemaakt. De meeste voorkomende journaalposten zijn; afschrijvingen, loonjournaalposten en transitorische posten. Indien wij voor u de loonadministratie doen, zorgen wij ervoor dat de loonjournaalpost van Loket in Twinfield komt. Voor de overige memoriaalboekingen maakt u afspraken met uw cliëntadviseur. Onderstaand lichten wij de memoriaalboekingen enkel globaal toe.

Afschrijvingen: een afschrijving is het minder waard worden van een geactiveerd actief, bijvoorbeeld een auto of machine. Een afschrijving is enkel een kostenpost, er vindt geen geldstroom plaats, afschrijvingen worden daarom via het memoriaal geboekt. Voor het berekenen van de afschrijvingen maken wij gebruik van “een staat van materiële vaste activa (smva)”. De berekende afschrijving wordt credit geboekt op de balans en debet in de winst- en verliesrekening.

Transitorische posten: dit gaat om facturen waarbij de kosten/opbrengsten in een andere periode vallen dan de factuurdatum van de factuur. In deze gevallen is er naast de boeking van de in- of verkoopfactuur een memoriaalboeking nodig. Deze boekingen spelen in ieder geval een rol bij een jaarovergang, maar kunnen ook tussentijds relevant zijn. Enkele voorbeelden:

• U ontvangt in december 2021 een inkoopfactuur voor een abonnement inzake 2022 (de kostenpost zit in 2022, in 2021 is er sprake van vooruitbetaalde kosten)
• U ontvangt in januari 2022 een inkoopfactuur voor de huur inzake december 2021 (de kostenpost hoort in 2021, er ontstaat daarom in 2021 een post ‘nog te betalen bedragen’)
• U verstuurt in december 2021 een verkoopfactuur voor een abonnement inzake 2022 (de omzet hoort in 2022, in 2021 ontstaat er een post ‘vooruit gefactureerde bedragen’)
• U verstuurt in januari 2022 een verkoopfactuur voor uitgevoerde werkzaamheden in december 2021 (de omzet hoort in 2021, in 2021 ontstaat een post ‘nog te factureren bedragen’)

Twinfield beschikt over vele verschillende rapportages. Het is afhankelijk van uw account welke rapportages zichtbaar zijn en welke niet. De meeste rapportages vindt u in de linkerkolom onder [Rapporten – oranje knop Rapporten]. De rapporten staan hier gesorteerd op soort. Tip: u kunt rapporten onder uw homeknop als favoriet opslaan. Dit doet u door naar [Home] te gaan en vervolgens  op [bewerken] te klikken. Daarnaast kunt u de rapporten vinden door de zoekbalk bovenin te gebruiken.

Voordat een rapport wordt getoond, dient u criteria in te geven.

• Verplichte velden criteria:
  • Administratie: deze staat standaard goed
  • Periode: bij een ‘normaal’ boekjaar staat de periode gelijk aan de maand. Periode 1 is dus januari. Goed om te weten; de beginbalans zit in periode 0, en eventuele journaalposten vanuit de jaarrekening in periode 55. Wilt u het hele jaar tonen, zet dan de periode op 0 t/m 55. Wilt u bijvoorbeeld enkel het eerste kwartaal zien, dan zet u de criteria op 0 t/m 3. Bij de openstaande postenlijsten is de periode de peildatum.
  • Status: selecteer hier altijd concept- en definitieve boekingen
•  Optionele velden criteria
  • Grootboekrekening: u kunt hier de rapportage beperken tot één of enkele opeenvolgende grootboekrekeningen (u kunt hierbij zoeken op nummer of naam)
  • Relatie/kostenplaats: indien u gebruik maakt van kostenplaatsen, kunt u bij bepaalde rapportages filteren op kostenplaats. In andere rapportages kunt u juist filteren op debiteur / crediteur

Na het ingeven van de criteria kunt u het rapport bekijken. In de diverse rapportages kunt u door op de getallen te klikken, doorklikken tot op de boeking (en eventueel de factuur). Tip: alle rapportages zijn te exporteren naar Excel of Pdf (via de oranje knoppen in de rapportages).

Om inzage te krijgen in de balans- en winstverliesrekening kunt u diverse rapporten gebruiken.

Kolommenbalans: dit is een rapportage waarin de beginbalans, mutaties en eindbalans naast elkaar staan. Daarnaast bevat de rapportage vergelijkende cijfers. U vindt de kolommenbalans onder [Financiële professionals].

Balans en winst en verlies: in deze rapportage staat enkel een totaalkolom. Dit betekent dat u bij de balans het saldo op de peildatum ziet en bij de winst- en verliesrekening het gecumuleerde saldo van de geselecteerde periode. Indien gewenst, kunt u onder criteria ervoor kiezen enkel de balans of winst- en verlies te tonen.

Balans- en winstverlies per periode: deze rapportage bevat een balans en winst- en verliesrekening per maand van de geselecteerde maanden. U kunt hiermee een goede vergelijking maken tussen de maanden. Vult u onder criteria de perioden 0 t/m 3 in dat ziet u voor iedere periode een kolom (dus 4 kolommen). In het geval van de balans gaat het dus om mutaties (geen saldo) en bij de winst- en verlies om bedragen per maand (niet cumulatief). In de totaalkolom ziet u wel de saldo’s / gecumuleerde bedragen.

Een grootboekkaart is de specificatie van het saldo op een grootboekrekening. U kunt een grootboekkaart opvragen via [Rapporten – Rapporten – grootboek – grootboekkaart]. De grootboekkaart is ook op te vragen door vanuit bijvoorbeeld de kolommenbalans door te klikken. Dit doet u door op het saldo van de betreffende grootboekrekening te klikken en de actie [Grootboekkaart]  te selecteren. Vanuit de grootboekkaart kunt u een boeking openen door op het betreffende getal te klikken en de actie [Boeking bekijken]  te selecteren. Tip: na het openen van een grootboekkaart kunt u switchen tussen verschillende weergaven. U doet dit door op het drilldown-menu achter de grootboeknaam te klikken (onder de oranje knoppen).

Openstaande postenlijst: voor inzage in de openstaande debiteuren wordt veelal gebruik gemaakt van de [ Openstaande postenlijst per debiteur o.b.v. periode]. Dit rapport toont de openstaande posten op de geselecteerde peildatum. Voor een volledige weergave dienen wel alle bankafschriften geboekt te zijn. Indien niet alle bankafschriften geboekt zijn, geeft de openstaande postenlijst geen actuele weergave. Het kan voorkomen dat er BNK regels op de lijst staan, dit zijn ontvangsten die nog niet gekoppeld zijn met een factuur. Mogelijk dient u de factuur nog in te boeken.

Debiteurenkaart:  de [debiteurenkaart] geeft de historie van een debiteur over de geselecteerde periode. Het is aan te raden bij deze rapportage de criteria [debiteur] in te vullen. De regels met BNK betreffen de ontvangsten conform de geboekte bankafschriften, de regels met VRK betreffen de geboekte verkoopfacturen.

Openstaande postenlijst: voor inzage in de openstaande crediteuren wordt veelal gebruik gemaakt van de [ Openstaande postenlijst per crediteur o.b.v. periode]. Dit rapport toont de openstaande posten op de geselecteerde peildatum. Voor een volledige weergave dienen wel alle bankafschriften geboekt te zijn. Indien niet alle bankafschriften geboekt zijn, geeft de openstaande postenlijst geen actuele weergave. Het kan voorkomen dat er BNK regels op de lijst staan, dit zijn betalingen die nog niet gekoppeld zijn met een factuur. Mogelijk dient u de factuur nog in te boeken.

Crediteurenkaart:  de [crediteurenkaart] geeft de historie van een crediteur over de geselecteerde periode. Het is aan te raden bij deze rapportage de criteria [crediteur] in te vullen. De regels met BNK betreffen betalingen conform de bankafschriften, de regels met INK betreffen de inkoopboekingen.

Download hier diverse instructies welke u kunt gebruiken bij het verwerken van de financiële administratie in Twinfield.

• Standaard grootboekrekeningen bij het boeken van de bank
• Standaard grootboekrekening bij het boeken van inkoopfacturen
• Meer info over nieuwe bankkoppeling