Diverse klanten hebben onlangs een UBO ingeschreven bij de KVK. Helaas zijn er diverse aanvragen afgekeurd omdat er onduidelijkheden waren bij het indienen of de stukken niet volledig waren. In dit nieuwsbericht laten we u weten wat er zoals nodig is bij het inschrijven van een UBO voor een Besloten Vennootschap opgericht voor 27 september 2020.
Het inschrijven van de UBO
Voor alle BV’s is het verplicht om voor 27 maart 2022 de UBO in te schrijven. Het inschrijven van de UBO doet u bij de KVK. De inschrijving kan gedaan worden door een tekenbevoegd persoon. Tekenbevoegd voor de UBO-opgave zijn de personen die namens de BV wijzigingen in het handelsregister mogen doorgeven (bijvoorbeeld de bestuurders).
Benodigde gegevens en documenten
1. Gegevens van de tekenbevoegde:
- Voornaam, achternaam, BSN
- E-mail, telefoonnummer
- DigiD
- Privé bankrekening op naam van de tekenbevoegde (u dient een ideal betaling te doen met deze rekening)
2. Benodigde gegevens van de UBO:
- Voornamen, achternaam, BSN
- Geboortedatum
- Woonadres
- Kopie van een geldig legitimatiebewijs in kleur (in pdf)
3. Bewijsdocumenten aandeelhouderschap:
- Bij direct aandeelhouderschap doo de UBO is geen documentatie nodig. Wel is het van belang dat de UBO het Handelsregister als enig aandeelhouder staat.
- Bij indirect aandeelhouderschap:
- Een organigram in pdf, en
- Uittreksel aandeelhoudersregister, akte van oprichting of een deel van een andere notariële akte dat op de UBO betrekking heeft en waaruit het aandeelhouderschap van de UBO blijkt. (Dit is vaak de holding)
Let op: in veel gevallen is aanvullende documentatie nodig
In veel gevallen is er sprake van indirect aandeelhouderschap, en is er dus aanvullende documentatie nodig. In onderstaande voorbeeld kunt u bij het inschrijven van de UBO van BV X volstaan met een legitimatiebewijs van A, in het geval dat A ook bij de KVK als enig aandeelhouder staan. Bij het inschrijven van de UBO van BV Y is er sprake van indirect aandeelhouderschap, u dient dus een organigram en een oprichtingsakte of aandeelhoudersregister van BV X aan te leveren. Bij de vraag “Is de persoon UBO op basis van aandeelhouderschap?” vult in bij BV Y dan ook NEE in.
